Vous vous questionnez sur l’existence d’un conflit d’intérêts sur votre conseil d’administration? La notion de conflit d’intérêts peut sembler ambigüe. Il y a souvent des zones grises. Les conséquences d’un conflit d’intérêts peuvent être néfastes sur la réputation de votre organisation.  Il est donc crucial de les dépister de manière proactive et efficacement. Comment les dépister efficacement? Nous vous proposons quelques pistes pour clarifier le tout.

En tout temps, comme administrateur, vous devez faire primer les intérêts de l’organisation – Arsenal

Ceux-ci ont toujours préséance sur votre intérêt personnel comme administrateur. Vous êtes en conflit d’intérêts dès qu’il y a possibilité de favoriser des intérêts personnels ou les intérêts de personnes qui vous sont liées plutôt que les intérêts de l’organisation sur lequel vous siégez. Les situations de conflit d’intérêts peuvent parfois être subtiles. Comme administrateur, vous ne devez pas non plus privilégier les intérêts de votre famille, que ce soit vos enfants, votre belle-sœur, votre cousin…  Ni privilégier les intérêts de vos amis, de votre voisine, de vos créanciers, de votre parti politique, etc.

Vous devez réagir dès que la situation dont vous avez connaissance soulève des doutes, c’est-à-dire dès qu’il y a une  « apparence » de conflit d’intérêts – Arsenal

Comment divulguer votre intérêt?

Vous pouvez divulguer votre intérêt par écrit ou oralement lors de la réunion du conseil d’administration. Assurez-vous que l’information est consignée au procès-verbal.

Que devez-vous déclarer?

Vous devez préciser la nature et la valeur des intérêts personnels que vous avez et qui peuvent entrer en conflit avec ceux de l’organisation. Par exemple, si vous siégez sur le conseil d’administration d’un hôpital, vous devez déclarer que vous travaillez pour un cabinet comptable qui offre des services financiers dans le secteur public. Si vous avez des parts dans une entreprise qui se spécialise dans l’organisation d’évènements, vous devez déclarer votre intérêt à la fondation sur laquelle vous siégez et préciser le nombre d’actions que vous possédez.

Les administrateurs sont-ils indépendants?

Idéalement, les administrateurs doivent être indépendants. Cela signifie que les administrateurs ne doivent pas être liés à la direction de votre entreprise. À l’exception de la rémunération qu’ils reçoivent, ils ne doivent pas retirer d’avantage financier de leur relation avec votre entreprise. Afin de vous guider dans l’évaluation de l’indépendance d’un administrateur, demandez-vous si la relation de cette personne avec votre entreprise risquerait de nuire à sa capacité de porter un jugement indépendant ou de prendre des décisions difficiles. Par exemple, est-ce que l’administrateur concerné serait en mesure de prendre une décision éclairée visant le congédiement de la personne qui préside l’entreprise? Si la réponse est négative ou s’il existe des doutes, il y a des risques.

Quatre exemples concrets de conflit d’intérêts

Les exemples pullulent. Voici quatre situations pratiques citées par nos clients :

• Vous siégez avec Nathalie, avocate en droit du travail, au le conseil d’administration d’une entreprise manufacturière. Vous avez un inconfort puisque son cabinet négocie les termes de la convention collective avec les employés de l’entreprise.   Est-ce que Nathalie se trouve en conflit d’intérêts? Croyez-vous réellement que Nathalie peut participer, en toute objectivité, aux échanges relatifs, au processus de sélection d’un cabinet d’avocats pour des services de fiscalité également offert par son cabinet? Croyez-vous que Nathalie peut aisément participer aux échanges relativement aux honoraires trop élevés facturés par son cabinet? Évidemment, non. Celle-ci doit divulguer son lien avec le cabinet d’avocats chargé de négocier la convention collective et se retirer des échanges et s’abstenir de voter sur ces questions.
• Marc, propriétaire d’une firme spécialisée en stratégie marketing, siège au conseil d’administration d’une fondation qui souhaite revoir son positionnement marketing. Lors d’une réunion du conseil d’administration, Marc prodigue des conseils à Marie, la directrice de la fondation. Emballé par le projet, Marc s’empresse de lui proposer ses services. Se place-t-il dans une situation de conflit d’intérêts? De son côté, Marc doit déclarer le fait qu’il est propriétaire d’une firme en stratégie marketing et qu’il souhaite obtenir le contrat pour rehausser le positionnement de la fondation. Il doit se retirer des échanges du conseil d’administration relatifs à la sélection d’une firme spécialisée en marketing et s’abstenir de voter sur la question.
• Julie, propriétaire d’une entreprise de conception de jeux vidéo, a demandé à Martin, un expert comptable qui est aussi son amoureux, de siéger sur le conseil d’administration de son entreprise. Vous avez un inconfort face à cette situation et vous avez raison. Croyez-vous sincèrement que Martin serait en mesure de participer, en toute objectivité, à aux échanges visant à remplacer Julie à présidence de l’entreprise? Non. Martin doit se retirer des échanges et s’abstenir de voter sur les questions visant notamment l’évaluation de la performance de Julie et sa rémunération.
• Choukri siège au conseil d’administration d’une commission scolaire. Lors de la réunion du conseil d’administration, il est question de conclure une entente pour l’approvisionnement de fournitures scolaires avec un fournisseur.  Dans la liste des trois fournisseurs finalistes, se trouve l’entreprise CRAYONA qui lui doit près de 5 000$. Est-ce que Choukri peut participer aux échanges du conseil d’administration et voter sur l’octroi du contrat?  Non, car Choukri, en tant que créancier de CRAYONA, sera possiblement enclin à favoriser l’octroi du contrat à CRAYONA pour que celle-ci puisse se renflouer et payer ses dettes. Choukri doit divulguer son intérêt et se retirer des échanges et s’abstenir de voter sur l’octroi du contrat.

Dans ces situations, nous suggérons aux administrateurs en conflit d’intérêts de quitter la salle pour ne pas influencer les autres administrateurs dans leur prise de décision.

Cinq meilleures pratiques

1. Avant de siéger au conseil d’administration, il est d’usage de compléter une déclaration de conflit d’intérêts. Dans ce document, il vous faut déclarer tous les conflits d’intérêts dont vous avez connaissance qui vous concerne. Advenant que vous vous retrouviez dans une situation de conflit d’intérêts postérieurement à la signature de cette déclaration, vous devrez dévoiler ce nouvel état de fait dans les meilleurs délais après que vous avez découvert cette nouvelle situation. Lors de votre déclaration de conflit d’intérêts, vous devez préciser la nature et la valeur de vos intérêts personnels qui peuvent entrer en conflit avec les intérêts de l’organisation. Vous pouvez également communiquer toute autre information pertinente pour que les autres administrateurs puissent prendre une décision éclairée sur votre situation.
2. Adopter une politique sur les conflits d’intérêts pour informer et guider les administrateurs. Ceux-ci doivent bien comprendre la politique et les attentes envers eux.
3. Sensibiliser les administrateurs aux concepts du conflit d’intérêts par le biais de formation ou de conférence.
4. Avant chacune des réunions du conseil d’administration, le président devrait demander aux administrateurs de déclarer si ceux-ci sont en conflit d’intérêts avec les sujets à l’agenda.
5. Annuellement, rappelez aux administrateurs l’importance de l’absence de conflit d’intérêts.

En terminant, n’oubliez que comme administrateur, vous devez éviter de vous placer en situation de conflit d’intérêts. Si cette situation est inévitable, vous devez dénoncer sans tarder le conflit d’intérêts au conseil d’administration, et vous abstenir de participer aux discussions et de voter quant aux décisions qui sont liées à cette situation.