Il est de plus en plus courant pour les organisations d’organiser des lacs-à-l’épaule. Mais que désigne cette expression ? Elle tire son origine de la réunion tenue à huis clos en 1962 dans un camp de pêche du lac à l’Épaule, par les membres du cabinet de Jean Lesage. Tenue à l’abri des regards, cette rencontre avait pour objet de discuter de la nationalisation de l’hydroélectricité.

Aujourd’hui, cette expression désigne une rencontre qui se tient la plupart du temps dans un lieu retiré et pendant laquelle des équipes se réunissent pour définir les grandes orientations stratégiques de l’organisation et/ou pour resserrer les liens entre les membres de l’équipe. Réalisée hors du lieu de travail habituel, cette rencontre favorise les échanges au sein des équipes dans un cadre moins formel.

Le concept n’a pas vieilli et les lacs-à-l’épaule sont même de plus en plus populaires. La récente pandémie a créé un environnement incertain qui oblige les organisations à prendre du recul pour planifier leur avenir, ou retravailler leurs plans et objectifs, chamboulés par de grands changements dans leur environnement externe et interne.

Au fil des ans, Arsenal a organisé, participé et facilité de nombreux lacs-à-l’épaule. Aussi, voici nos conseils pour bénéficier des avantages d’un lac-à-l’épaule réussi :

1. Soyez préparés

Un lac-à-l’épaule, ça ne s’improvise pas! Établissez clairement vos objectifs et attentes concernant cette rencontre. Désirez-vous revoir vos piliers mission / vision / valeurs ? Est-il temps de réfléchir aux principales orientations de votre plan stratégique ? Êtes-vous à l’étape de créer un plan d’action annuel concret pour votre organisation? Cela peut être également l’occasion de faire un bilan de l’année, répondre à une préoccupation de l’équipe ou préparer le lancement d’un nouveau produit ou service.

Il est important de déterminer et de communiquer clairement ce que vous espérez retirer de cette rencontre afin de maintenir un fil conducteur et une trame narrative tout au long de la journée. N’hésitez pas à transmettre quelques devoirs ou lectures préalables. Vous vous assurez ainsi de la qualité des échanges.

2. Choisissez un facilitateur aguerri et créez une atmosphère propice aux échanges

La journée peut commencer par un exercice brise-glace. Cela permet aux équipes de se détendre et de se plonger dans la journée de réflexion en douceur. Pour les équipes plus récemment assemblées et/ou que la pandémie a tenu éloignée, c’est également un excellent moyen de resserrer les liens.

Une facilitation professionnelle permet d’animer cet exercice de façon objective, juste et dynamique. Cette personne est responsable d’assurer le bon déroulement des activités, notamment lors de discussions en plénière ou en sous-groupes. Elle permet également un regard externe tout en permettant à l’ensemble de votre équipe de participer activement à la réflexion.

3. Gardez l’esprit ouvert et l’ordre du jour flexible

Un lac-à-l’épaule est le moment pour votre équipe de partager ses idées, préoccupations et réflexions sur l’organisation. Il convient donc de s’attendre à devoir passer plus ou moins de temps sur les différents points de l’ordre du jour, selon la dynamique de votre équipe. Rappelez-vous toutefois que le but est de créer un débat (écoute active et communication respectueuse) et non une confrontation.

4. Faites un suivi

Il est important de faire un compte-rendu des discussions tenues rapidement après la tenue de la retraite stratégique. Cela permet de fournir un résumé aux participants et aux absents. De plus, il est nécessaire d’assurer un suivi par la suite pour ne pas perdre le momentum créé lors de la rencontre. Il convient donc de désigner des responsables et des échéances pour chacune des actions discutées en réponse aux enjeux soulevés lors des échanges.

Sources :
http://www.assnat.qc.ca/fr/patrimoine/lexique/lac-a-l-epaule.html
https://www.linkedin.com/company/arsenal-conseils/