Assumer la mission de défense et de promotion des droits et des intérêts des membres dans un contexte de pandémie s’avère un défi colossal.

Avec la délicatesse d’un marteau piqueur, le quotidien des membres a été chamboulé: télétravail, réduction des effectifs, arrêt ou interruption des activités, pertes financières, etc. Certains secteurs ont été violemment happés, comme la restauration, le tourisme, le commerce de détail, l’art et la culture, etc. Malgré l’ampleur du choc causé par la pandémie, les dirigeants des associations doivent se relever les manches. Ils doivent se doter d’une vision prospective pour mieux planifier le retour à la « nouvelle réalité » et accompagner leurs membres.

Le secteur associatif s’impose dans le paysage économique, social, culturel, sportif et politique. Il est le porte-voix des membres. Une voix qui cherche à se faire entendre particulièrement en cette période de turbulence. Concrètement, quelles actions les associations peuvent-elles entreprendre pour planifier la reprise ? Nous vous proposons des pistes de réflexion.

Les gens qui ne se souviennent pas du passé sont souvent condamnés à le revivre. Alors, rappelons-nous et agissons !

Faire une introspection sur la façon dont la crise a été gérée afin d’en tirer des leçons concrètes. Qu’aurait-on pu faire autrement ? Robert Poëti, PDG de la Corporation des concessionnaires automobiles du Québec (CCAQ), rappelle l’importance de réaliser un post-mortem : « L’heure est aux bilans. Malheureusement, cette étape est souvent bâclée, voire escamotée. Les gens qui ne se souviennent pas du passé sont souvent condamnés à le revivre. Alors, rappelons-nous et agissons ! »

Préserver la confiance des membres

La confiance est au cœur de la relation qui unit l’association à ses membres. La vitalité du tissu associatif en dépend. « La confiance est une plante très délicate, elle ne repousse pas à volonté », comme l’affirmait si justement l’écrivain Victor Cherbuliez. La plante a certainement été secouée par les récents événements. Elle a possiblement besoin d’un tuteur pour guider et assurer sa croissance.

Toute association a sa raison d’être et une promesse qu’elle doit tenir auprès des membres particulièrement en cette période tumultueuse. Par exemple, la Corporation des concessionnaires automobiles du Québec (CCAQ) a joué un rôle proactif dès les premiers jours de la pandémie en mobilisant une cellule de crise composée notamment de membres pour orchestrer la fermeture temporaire des concessions automobiles, mais aussi la réouverture lors du déconfinement. La CCAQ a aussi assuré une vigie et des communications régulières avec ses membres via des séances d’informations virtuelles.

Réfléchir au réalignement de la stratégie

Le choc causé par une suspension ou une réduction drastique des activités pendant la pandémie exhorte plusieurs organisations à réaligner leur positionnement et leur stratégie.

Le paysage pré-COVID-19 a irrémédiablement changé. Les associations auraient avantage à réaligner leur stratégie dans ce nouveau paysage.

Se réinventer

La pandémie a été un laboratoire exceptionnel d’expérimentation. Du jour au lendemain, ce qui semblait impossible est devenu possible. Par exemple, comme basculer l’ensemble des employés en télétravail en l’espace de quelques jours. La réalité post-COVID-19 offre l’opportunité aux associations de se réinventer, de revoir leurs façons de faire, de penser autrement. Certaines organisations en ont profité pour remettre en question des pratiques désuètes incrustrées dans leurs traditions.

Robert Poëti abonde dans le même sens: « La fierté corporative que nous remarquons plus spécifiquement en période difficile développe davantage le ralliement et l’engagement à l’entreprise. Si vous trouvez une seule opportunité d’amélioration ou de développement, saisissez-la et avancez vers l’avenir. Il faut profiter de la reprise pour se remettre en question et se réinventer. »

Ces répercussions sur les associations et leurs membres exhortent l’analyse de la pertinence du plan stratégique actuel et son réalignement.

Explorer les nouvelles opportunités

Bien que la pandémie a eu des répercussions négatives, elle recèle également d’opportunités pour certaines associations, que ce soit par la conclusion d’alliances avec des partenaires stratégiques, de développement de nouveaux produits ou services, une transition accélérée vers le numérique. La crise actuelle a même donné naissance à un nouveau regroupement, la Nouvelle association des bars du Québec (NABQ). Des propriétaires de bars ont décidé d’unir leurs forces pour faire front commun dans la relance des activités.

Identifier et prioriser les principaux risques en lien avec la reprise des activités et déployer les mesures préventives pour en atténuer les impacts. Parmi les risques, le tableau ci-dessous présente quelques risques à prendre en considération.

Anticiper les changements dans les besoins et les comportements des membres et du public. Quelles sont les répercussions de la crise sur vos membres et le public ? Quels seront leurs nouveaux besoins ?

Communiquer régulièrement et avec transparence

Les associations ont un rôle à jouer auprès des membres pour effectuer une vigie et les informer de l’évolution du déconfinement et des impacts sur le secteur. Elles doivent s’organiser pour parler d’une seule et puissante voix. Elles doivent aussi mobiliser leurs membres pour qu’ils respectent scrupuleusement les mesures de déconfinement ainsi que les directives de la santé publique. Un relâchement peut avoir des répercussions négatives sur les employés, les clients et l’image du secteur.

Planifier les scénarios financiers

Les associations vivent principalement et de façon croissante des cotisations et des ressources liées à leurs activités (par exemple : la formation, les congrès, les collectes de fonds, etc.). Dans le contexte, plusieurs associations accusent des pertes financières: des congrès annulés, des formations remises, des membres en défaut d’acquitter leur cotisation, etc.

Certaines associations ont offert un report de paiement des cotisations à leurs membres. Les associations doivent établir les prévisions budgétaires et les flux de trésorerie. Ils doivent évaluer si les liquidités seront suffisantes pour répondre à leurs besoins à court, moyen et long terme. Il est important d’optimiser les coûts afin de définir les dépenses essentielles et non essentielles ainsi que les coupures à entreprendre.

De manière structurée

Le déconfinement doit se faire de manière structurée. Le défi est de reprendre les activités sans relancer la pandémie. La reprise des activités sera facilitée par la mobilisation des employés vers une direction commune pour préparer l’avenir. « En gestion de crise, les qualités essentielles d’un bon leader sont assurément son accessibilité, sa capacité à communiquer avec l’équipe, ainsi que son ouverture et sa sensibilité aux suggestions des gens sur le terrain. Plus que jamais, ces qualités doivent perdurer dans la reprise des activités qui sera notamment caractérisée par l’expérimentation, l’essai, l’erreur et les réussites », rappelle Robert Poëti.

…ces qualités doivent perdurer dans la reprise des activités qui sera notamment caractérisée par l’expérimentation, l’essai, l’erreur et les réussites », rappelle Robert Poëti