Sommaire

• Pourquoi la qualité des questions compte-t-elle au conseil d’administration?e
• Une bonne question sert une intention claire
• Quelques types de questions selon l’objectif recherché
• Avant de poser une question, s’en poser une à soi-même
• Les pièges à éviter en réunion du CA
• Cultiver une culture de questionnement au sein du conseil
• Les questions au conseil d’administration, une compétence qui se développe
• FAQ

Au conseil d’administration, les questions font partie des principaux outils dont disposent les membres pour exercer leur jugement. Elles permettent de clarifier un enjeu, d’éprouver une recommandation, de faire ressortir un risque ou d’explorer les conséquences d’une décision. Certaines ouvrent de nouvelles perspectives; d’autres, malgré leur pertinence, arrivent au mauvais moment, portent sur le mauvais niveau ou produisent surtout de la confusion.

Poser de bonnes questions ne relève pas seulement du bon sens. Cettecompétence  se développe, au même titre que la lecture d’états financiers ou la compréhension des enjeux stratégiques d’une organisation. Des personnes très expérimentées dans leur domaine découvrent parfois, une fois autour de la table du conseil, que la qualité d’une question repose autant sur l’intention poursuivie que sur sa formulation, le moment choisi et l’écoute accordée à la réponse.

Pourquoi la qualité des questions compte-t-elle au conseil d’administration?

Le conseil d’administration ne gère pas les activités quotidiennes de l’organisation. Il veille toutefois aux orientations, à la stratégie, aux risques, à la performance et à la supervision de la direction, en plus d’assumer les décisions qui relèvent de son autorité. Pour exercer ce rôle de façon éclairée, ses membres doivent pouvoir clarifier les informations qui leur sont présentées, éprouver les recommandations et faire ressortir les enjeux qui auraient pu être sous-estimés.

Le questionnement constitue ainsi l’un des principaux outils du conseil. Une question pertinente peut révéler une hypothèse fragile, préciser les conditions de réussite d’une décision ou faire émerger un risque jusque-là peu visible. Le silence prive le conseil d’une partie de cette capacité. À l’autre extrême, une succession de questions sans intention claire peut disperser la discussion, entraîner le conseil dans les opérations ou compliquer inutilement la prise de décision.

Une bonne question sert une intention claire

La qualité d’une question ne dépend pas uniquement de son caractère ouvert ou fermé. Une question ouverte permet d’explorer un enjeu ou de comprendre un raisonnement. Une question fermée peut être tout aussi utile lorsqu’il faut confirmer un fait, obtenir une précision ou vérifier la compréhension commune d’une décision. Le choix de la formulation dépend donc d’abord de ce que le conseil cherche à éclairer.

Le ton et le moment comptent également. Une question peut être exigeante sans prendre la forme d’un interrogatoire, et exprimer un doute sans prêter une intention à la direction. Certaines questions gagnent à être transmises avant la rencontre lorsqu’elles portent sur une information factuelle. D’autres doivent être discutées autour de la table parce qu’elles touchent directement au jugement collectif du conseil.

Une bonne préparation aide enfin à distinguer la question nécessaire à la décision de celle qui relève surtout de la curiosité individuelle. Pendant la réunion, l’écoute joue un rôle tout aussi important : poser une question utile suppose de laisser place à la réponse, puis de relancer lorsque celle-ci demeure incomplète ou fait apparaître un nouvel enjeu.

Quelques types de questions selon l’objectif recherché

Les membres du conseil gagnent à adapter leurs questions à ce qu’ils cherchent réellement à accomplir dans la discussion. Une même question peut servir plusieurs objectifs, mais préciser son intention aide souvent à mieux la formuler.

Ces quatre objectifs ne s’excluent pas mutuellement. Une même discussion peut très bien commencer par des questions de compréhension, se poursuivre par des questions qui approfondissent une recommandation, puis se terminer par une question qui pousse le conseil à envisager un angle qui n’avait pas encore été abordé.

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Avant de poser une question, s’en poser une à soi-même

Autour d’une table de conseil, une question peut poursuivre plusieurs intentions. Elle peut servir à comprendre, à éprouver une recommandation ou à faire émerger un risque. Elle peut aussi, plus discrètement, permettre d’exprimer une réserve, de défendre un point de vue, de revenir sur une décision ou de montrer que l’on maîtrise bien le sujet.

Dans notre travail auprès des conseils d’administration, nous constatons que la formulation s’améliore souvent lorsque la personne prend quelques secondes pour clarifier ce qu’elle cherche réellement à obtenir. Trois questions peuvent alors être utiles :

• Pourquoi ai-je besoin de cette réponse?
• La réponse pourrait-elle modifier notre compréhension, notre décision ou notre façon d’exercer notre rôle?
• Cette question doit-elle être discutée par l’ensemble du conseil, adressée à la direction ou transmise à l’extérieur de la réunion?

Cette courte réflexion permet parfois de reformuler complètement la question. Une curiosité individuelle peut devenir une demande d’information transmise avant la rencontre. Une réserve encore imprécise peut être exprimée clairement. Une incursion dans les opérations peut être ramenée vers les risques, les résultats attendus ou les responsabilités du conseil.

La question la plus utile n’est d’ailleurs pas toujours la plus sophistiquée. Il arrive qu’une personne ose formuler une interrogation très simple que plusieurs membres partageaient sans vouloir l’admettre : « Qu’est-ce que nous sommes appelés à décider aujourd’hui? », « Quelle hypothèse soutient cette recommandation? » ou encore « Qu’est-ce qui nous préoccupe sans que nous l’ayons encore nommé? »

La qualité du questionnement repose ainsi sur davantage que le choix des mots. Elle témoigne de la capacité du conseil à exercer son jugement collectivement, avec assez de curiosité pour explorer et assez de courage pour nommer ce qui doit l’être.

Les pièges à éviter en réunion du CA

Certaines habitudes de questionnement peuvent nuire à la dynamique d’une rencontre, sans que ce soit toujours l’intention qui se cache derrière la question.

• Les questions posées en rafale, qui ne laissent pas le temps de répondre pleinement à la première avant d’en poser une deuxième;
• Les questions qui prennent la forme d’un interrogatoire plutôt qu’une recherche de compréhension;
• les questions qui servent surtout à exprimer une opinion déjà arrêtée;
• les questions qui entraînent le conseil dans des détails opérationnels sans incidence réelle sur la décision;
• Les questions qui s’éloignent du sujet principal et font perdre le fil de la discussion
• Le silence, lorsqu’une question mériterait d’être posée, mais que personne ne s’y risque

La plupart de ces pièges peuvent être atténués par une bonne préparation. Relire l’ordre du jour et les documents transmis avant la rencontre, par exemple, aident à formuler des questions plus ciblées et à distinguer celles qui doivent être discutées collectivement des simples demandes d’information qui peuvent être transmises à l’avance.

La préparation ne règle toutefois pas tout. Pendant la rencontre, le ton, l’écoute et la capacité à laisser une réponse se déployer comptent autant que le contenu de la question. Une relance peut être nécessaire lorsque la réponse demeure incomplète; elle gagne alors à préciser ce qui reste à éclaircir plutôt qu’à répéter simplement la question initiale.

Cultiver une culture de questionnement au sein du conseil

La qualité des questions dépend en partie de la culture du conseil et du climat instaurée par la présidence. Lorsque les questions sont perçues comme un exercice normal de gouvernance, plutôt que comme une remise en cause de la direction, elles favorisent généralement des échanges plus ouverts et plus utiles pour l’ensemble de l’organisation. La présidence joue ici un rôle de modèle : sa façon de poser ses propres questions, d’accueillir celles des autres membres et de laisser place à la discussion envoie un signal clair sur la dynamique souhaitée.

Cette responsabilité est toutefois partagée. Les membres du conseil contribuent au climat par leur écoute et leur façon de réagir aux interventions de leurs collègues. L’ouverture de la direction générale aux questions compte également, particulièrement lorsque celles-ci viennent éprouver une recommandation ou faire ressortir un risque. Une question exigeante peut alors être accueillie comme une contribution au travail du conseil, plutôt que comme une critique personnelle.

Certains conseils abordent explicitement cette dimension lors de l’accueil des nouvelles personnes administratrices ou dans le cadre de leurs activités de formation. La présidence peut aussi prévoir suffisamment de temps à l’ordre du jour pour permettre une véritable discussion. Lorsque la nature d’un enjeu le justifie, un huis clos peut offrir un espace complémentaire, sans devenir le seul endroit où les questions difficiles peuvent être soulevées.

Cette culture se développe généralement au fil de plusieurs rencontres, au fur et à mesure que les membres constatent que leurs questions sont accueillies avec ouverture et qu’elles contribuent à améliorer les décisions du conseil. L’IGOPP a d’ailleurs documenté cette dynamique dans ses travaux sur la performance des conseils d’administration. L’étude souligne d’ailleurs l’influence des échanges, des interactions sociales, de l’encadrement des discussions et du leadership de la présidence sur la qualité de la gouvernance.

Les questions au conseil d’administration, une compétence qui se développe

Poser de bonnes questions n’est pas un talent réservé à quelques administrateurs. C’est une compétence qui se raffine avec l’expérience, la préparation et une attention portée à la façon dont les questions sont reçues et à la qualité des réponses obtenues. Un conseil qui cultive cette compétence collectivement favorise des discussions plus riches et des décisions mieux étayées.

Avec le temps, plusieurs conseils constatent que cette attention portée à la qualité des questions transforme progressivement la dynamique de leurs rencontres, en les rendant à la fois plus rigoureuses et plus constructives pour l’ensemble des personnes autour de la table.

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FAQ

Pourquoi la formulation des questions au conseil d’administration est-elle importante?

La formulation des questions au conseil d’administration influence directement la façon dont elles sont reçues et la richesse des réponses obtenues en retour. Une question ouverte et posée avec curiosité invite généralement à une réflexion plus approfondie, alors qu’une question fermée ou accusatrice peut mettre la direction sur la défensive et refermer la discussion au lieu de faire progresser la compréhension collective de l’enjeu discuté ensemble.

Comment encourager les nouveaux administrateurs à poser des questions?

Un climat accueillant, où les questions de base sont bien reçues plutôt que jugées sévèrement, aide généralement les nouveaux membres à s’exprimer plus librement dès leurs premières rencontres au sein du conseil. Certains conseils prévoient aussi une période de mentorat avec un administrateur plus expérimenté, ce qui peut contribuer à démystifier certains sujets complexes et à donner confiance avant de s’exprimer devant l’ensemble du conseil d’administration.

Que faire si la direction perçoit les questions comme une remise en cause?

Cela mérite souvent une discussion ouverte entre la présidence et la direction générale sur les attentes réciproques face au rôle de supervision qui revient normalement au conseil d’administration dans son ensemble. Cet échange peut aider à rétablir un climat de confiance propice à des questions perçues comme un exercice normal de gouvernance plutôt que comme une critique personnelle envers la direction ou envers son travail au quotidien.