Sommaire

• Qu’est-ce qu’un plan de travail annuel pour le conseil d’administration
• Pourquoi s’en doter
• Les éléments qui composent généralement un plan de travail annuel
• Comment le préparer étape par étape
• Comment l’utiliser au fil de l’année
• Un plan de travail annuel du conseil d’administration à réviser chaque année
• FAQ

Un plan de travail annuel pour le conseil d’administration aide les administrateurs à avoir une vue d’ensemble des dossiers à traiter au cours des douze prochains mois. Le début d’un nouveau cycle de gouvernance est souvent un bon moment pour le préparer ou pour le réviser.

Les conseils doivent naturellement consacrer du temps aux résultats financiers, aux rapports de la direction et à leurs obligations de conformité. Le défi consiste à préserver suffisamment d’espace pour la stratégie, les risques émergents et les décisions qui façonneront l’avenir de l’organisation. Dans un article publié en 2014, McKinsey&Company observait, à partir de son expérience et d’échanges avec 25 présidences de grandes entreprises, qu’une proportion de 70 % consacrée aux rapports, audits, budgets et enjeux de conformité n’était pas inhabituelle. Le plan de travail annuel peut aider le conseil à rechercher un meilleur équilibre.

Qu’est-ce qu’un plan de travail annuel pour le conseil d’administration

Le plan de travail annuel est un document qui regroupe la majorité des éléments récurrents  à traiter au conseil d’administration au cours de l’année à venir, afin que les administrateurs puissent s’acquitter adéquatement de leurs fonctions. On y retrouve généralement les dates des rencontres, ainsi que les autres événements marquants du cycle annuel de l’organisation.

Ce document se distingue de l’ordre du jour d’une rencontre précise. Il s’agit plutôt d’une vue d’ensemble qui couvre toute une année, et qui vient ensuite alimenter la préparation de chacun des ordres du jour au fil des mois. Sans ce document de référence, chaque ordre du jour risque d’être préparé de façon plus improvisée, sans toujours tenir compte de l’ensemble des responsabilités que le conseil doit couvrir au cours de l’année.

Pourquoi s’en doter

Un plan de travail annuel est utile à bien des égards.

• Il donne une vue d’ensemble des travaux à accomplir pendant l’année, ce qui peut aider à répartir les priorités de façon plus réaliste selon le temps disponible;
• Il favorise une meilleure utilisation du temps collectif du conseil, en évitant de se limiter à une vision qui ne dépasse pas la prochaine rencontre;
• Il peut servir d’outil de planification pour la direction et les comités, qui peuvent arrimer leurs propres travaux au calendrier du conseil;
• Il constitue une forme de mémoire collective, ce qui peut faciliter les transitions lors d’un changement de leadership et éviter de repartir d’une page blanche chaque année.

Ces bénéfices se renforcent généralement les uns les autres. Un conseil qui gagne en prévisibilité dans sa planification tend aussi à mieux répartir son attention entre les enjeux de conformité et les enjeux de nature plus stratégique, ce qui profite à l’ensemble de l’organisation à moyen terme.

Les éléments qui composent généralement un plan de travail annuel

Le contenu du plan de travail dépend du cadre juridique, des règlements, des responsabilités du conseil, du plan stratégique et des principaux risques de l’organisation. Les catégories suivantes offrent un point de départ; elles ne doivent pas toutes être traitées avec la même fréquence ni au même degré d’approfondissement.

Tous ces sujets ne doivent pas nécessairement revenir chaque année. Leur fréquence dépend des obligations de l’organisation, de son cycle stratégique, de l’évolution de ses risques et des décisions attendues.

Le plan peut aussi préciser, pour chaque élément :

• la rencontre visée;
• la fréquence;
• le comité ou la personne responsable de la préparation;
• la nature du traitement attendu (information, discussion ou décision);
• le temps approximatif à réserver;
• les documents qui devront être transmis au conseil.

Cette dernière distinction est particulièrement utile. Un sujet inscrit au plan avec la mention « décision » ne se prépare pas de la même façon qu’une simple mise à jour d’information.

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Comment le préparer étape par étape

La préparation d’un plan de travail annuel peut suivre une démarche relativement simple, ce qui contribue à en faire un outil que le conseil utilise réellement d’une année à l’autre.

1. Confier la coordination à la présidence du conseil. La présidence veille à ce que le plan reflète les responsabilités et les priorités du conseil. Sa préparation est généralement coordonnée avec la direction générale et la personne responsable du secrétariat du conseil, qui contribuent à arrimer le calendrier du conseil à ceux de l’organisation et des comités.

2. Partir des mandats existants. La charte du conseil et celles de ses comités constituent souvent un bon point de départ pour identifier les responsabilités à intégrer au calendrier.

3. Fixer les dates de rencontre et y associer les responsabilités. Une fois les rencontres du conseil planifiées, chaque responsabilité identifiée peut être associée à la rencontre où elle sera discutée, avec la personne ou le comité responsable d’en préparer l’information.

4. Regrouper les éléments de façon cohérente. Certains conseils préfèrent regrouper les éléments par fonction, par exemple la planification stratégique ou la gestion financière. D’autres les regroupent selon la personne ou l’instance responsable, ou encore selon qu’il s’agit d’obligations de conformité ou d’éléments à valeur ajoutée. Le choix dépend surtout de ce qui sera le plus utile pour le conseil en question.

Si le plan couvre habituellement les douze prochains mois, certaines organisations choisissent de le prévoir sur vingt-quatre mois, selon leurs priorités et l’horizon de leurs projets en cours. Cette approche peut être particulièrement utile pour les organisations qui traversent une période de transformation importante, où plusieurs décisions s’échelonnent sur plus d’une année.

Comment l’utiliser au fil de l’année

Une fois adopté, le plan de travail annuel devient généralement le squelette des ordres du jour des rencontres du conseil. Les enjeux ponctuels et les questions d’actualité viennent ensuite s’y greffer au besoin.

Le plan gagne toutefois à demeurer flexible. Des imprévus peuvent survenir en cours d’année, et certains éléments prévus à un ordre du jour peuvent devoir être déplacés à une rencontre ultérieure. L’important est de garder le fil de la planification annuelle en tête, tout en faisant preuve de jugement lorsque les priorités évoluent.

Certains conseils profitent d’une rencontre à mi-parcours pour revoir l’état d’avancement du plan et ajuster le reste de l’année en conséquence. Cet exercice permet de constater assez rapidement si certains éléments ont pris du retard, et de décider collectivement comment réorganiser le reste du calendrier pour ne rien perdre de vue avant la fin du cycle.

Un plan de travail annuel du conseil d’administration à réviser chaque année

Ce plan prend toute sa valeur lorsqu’il devient un réflexe intégré à la gouvernance du conseil, plutôt qu’un exercice isolé. Révisé chaque année et ajusté selon les priorités de l’organisation, il peut contribuer à des rencontres mieux structurées et à un conseil qui consacre davantage de temps aux enjeux qui façonnent l’avenir de l’organisation.

D’une année à l’autre, ce processus de révision devient généralement plus rapide et plus naturel, à mesure que le conseil se familiarise avec l’exercice et que le document se construit sur les bases déjà établies les années précédentes.

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FAQ

Quand est-il préférable d’adopter un plan de travail annuel pour le conseil d’administration?

Plusieurs conseils adoptent leur plan de travail annuel pour le conseil d’administration au début de l’année civile ou de l’année financière, selon le cycle propre à leur organisation. Il peut aussi être révisé en cours d’année si les priorités changent de façon importante, par exemple lors d’un changement de direction générale ou d’un enjeu stratégique majeur qui n’avait pas été anticipé au moment de son adoption initiale par le conseil.

Le plan de travail annuel remplace-t-il l’ordre du jour de chaque rencontre?

Non. Il en constitue plutôt la structure de base, à laquelle s’ajoutent les enjeux ponctuels et les questions d’actualité propres à chaque rencontre du conseil d’administration au fil de l’année. Cette structure facilite la préparation des ordres du jour tout au long de l’année, tout en laissant la place nécessaire aux sujets imprévus qui méritent l’attention du conseil au moment précis où ils se présentent.

Faut-il revoir le plan si un imprévu survient en cours d’année?

Un imprévu ne rend pas nécessairement le plan caduc pour le reste de l’année en cours. Il peut simplement amener à déplacer certains éléments à une rencontre ultérieure, tout en conservant la planification d’ensemble déjà établie. La flexibilité demeure de mise, à condition de ne pas perdre de vue les priorités déjà fixées dans le plan adopté par le conseil en début de cycle annuel.