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Sophie-Emmanuelle Chebin

Conseils d’administration: préparez votre plan de travail annuel

2023-02-15

Gouvernance

Le plan de travail annuel est un des outils qui permettent aux administrateurs de développer une vision plus stratégique de leurs rôles. Le début de la nouvelle année est le moment tout indiqué pour le préparer!

Le temps constitue un des éléments les plus précieux dont disposent les administrateurs. Dans notre pratique en gouvernance, nous remarquons que les administrateurs consacrent encore trop de temps à regarder dans le rétroviseur et à discuter d’enjeux qui traitent du passé. Rapports de direction, états financiers, confirmation de remises gouvernementales encombrent encore la majeure partie des ordres du jour. En 2014, une étude de McKinsey&Company auprès de PDG de grandes organisations confirmait cette observation. Selon celle-ci, les conseils d’administration consacreraient jusqu’à 70% du temps de rencontre à des sujets relevant du passé plutôt qu’à des éléments propres au futur de l’organisation.

Qu’est-ce qu’un plan de travail annuel?

Le plan de travail annuel est un document du conseil d’administration qui permet aux administrateurs d’avoir une vue d’ensemble des travaux à accomplir dans l’année à venir. Il regroupe l’ensemble des éléments à traiter au conseil d’administration au cours des 12 prochains mois pour que les administrateurs s’acquittent adéquatement de leurs fonctions et responsabilités. On y retrouve également de l’information sur la tenue des rencontres du conseil d’administration et les autres événements phares propres au cycle annuel de l’organisation.

Pourquoi adopter un plan de travail annuel?

Il permet aux administrateurs d’avoir une vue d’ensemble des travaux à accomplir pendant l’année à venir. Ceux-ci peuvent ainsi s’assurer que le CA dispose du temps nécessaire pour remplir adéquatement ses responsabilités en cours d’année tout en étant réaliste relativement au temps à leur disposition. Les priorités du CA peuvent ainsi être judicieusement réparties afin de s’assurer que les dossiers d’intérêt progressent. On évite donc la vue à court terme qui parfois ne va pas au-delà de la prochaine rencontre du conseil.

Cette vue d’ensemble des travaux annuels du CA donne également un aperçu du temps consacré annuellement aux diverses responsabilités du conseil. Il lui permet de prioriser pour faire une utilisation judicieuse de son temps et de son expertise.

Il s’avère également un bon outil de planification pour la direction et pour les comités. À la lumière du plan de travail annuel du CA, ceux-ci peuvent arrimer leurs travaux à la planification annuelle et ainsi être prêts à faire rapport au CA au moment où les sujets les impliquant y sont abordés.

Finalement, le plan de travail annuel constitue un formidable outil de mémoire collective. Il évite les malencontreux oublis dans le feu de l’action ou lors d’un changement de leadership, tout en permettant de ne pas partir d’une page blanche chaque année.

Comment préparer un plan de travail annuel?

Préparer un plan de travail annuel pour le conseil est simple. Cette simplicité est d’ailleurs essentielle afin que cet outil devienne partie intégrante des outils de référence du conseil d’administration.

C’est au président du conseil d’administration que revient la responsabilité de coordonner les discussions à l’égard du plan de travail du conseil. Celui-ci est développé conjointement avec la direction générale de l’organisation et le secrétaire du CA. Par la suite, il est adopté par le conseil d’administration.

Comme point de départ: la charte du conseil d’administration et celles de ses comités. Une fois les dates des rencontres du CA fixées, on inscrit chacune des responsabilités identifiées dans le mandat du CA et des comités à l’ordre du jour de la rencontre du CA à laquelle cet élément fera l’objet d’une discussion au conseil. Par la même occasion, on identifie le comité ou la personne responsable de préparer l’information relative à cet élément.

Dans le plan annuel, il est généralement recommandé de regrouper les éléments de nature similaire sous une même rubrique. Ceux-ci pourraient être regroupés par fonction. Par exemple, la planification stratégique, la gestion financière et la gestion des risques constitueraient des rubriques fonctionnelles. Autrement, les éléments pourraient également être regroupés selon la personne ou l’instance qui en a la responsabilité. Par exemple, les éléments relevant de la présidence du CA, de la direction générale, du comité d’audit, du comité de gouvernance seraient regroupés sous chacun de ces rôles. Finalement, certains conseils d’administration choisissent de diviser leur plan annuel de travail en deux catégories: les responsabilités de conformité et les éléments de valeur ajoutée.

Si le plan de travail annuel prévoit habituellement les travaux du conseil pour les 12 mois à venir, rien n’empêche de préparer un plan sur 24 mois, selon les priorités et des projets de votre organisation.

Éléments du plan de travail annuel

À titre indicatif, le plan de travail annuel devrait inclure les éléments suivants. Bien entendu, cette liste n’est pas limitative. À vous de créer celle qui est propre à votre organisation et à sa réalité.

  • La date, l’heure et le lieu des rencontres du CA
  • La date de l’AGA (et autre information logistique pertinente si disponible)
  • Les dates des rencontres des comités
  • Les rapports d’activités des comités et de la direction
  • Le cycle d’évaluation du PDG et sa rémunération
  • Le cycle d’évaluation du CA et des administrateurs
  • La relève de l’organisation
  • Les séances de planification stratégique
  • Les retraites fermées du CA (lacs à l’épaule)
  • Le processus de recrutement des administrateurs
  • L’accueil des nouveaux administrateurs
  • La nomination des officiers
  • La formation des comités et la nomination de leurs responsables
  • Le budget annuel et des états financiers
  • La revue des statuts et des règlements
  • L’assurance-responsabilité des administrateurs
  • La déclaration annuelle de conflits d’intérêts
  • La révision du manuel des administrateurs
  • Les séances de formation
  • La gestion des risques
  • Les huis clos
  • Tout autre sujet qui doit être discuté au CA
  • Tout autre élément propre à la planification annuelle de votre organisation

Le plan de travail annuel permet de s’assurer que le CA dispose du temps nécessaire pour remplir adéquatement ses responsabilités en cours d’année.

L’utilisation du plan de travail annuel

Une fois le plan de travail annuel adopté, la préparation des ordres du jour des rencontres est d’une simplicité déconcertante. En effet, le plan détermine le squelette des ordres du jour de chacune des rencontres du conseil. On peut ensuite y greffer les enjeux ponctuels et les questions d’actualité.

La flexibilité demeure de mise. Le plan de travail annuel constitue un canevas des priorités du conseil. Inévitablement, des imprévus vont surgir et certains éléments prévus à l’ordre du jour d’une rencontre devront être reportés à un moment ultérieur. Sans perdre de vue la planification annuelle, il faut faire preuve de jugement et ne pas hésiter à déplacer ou intervertir des éléments si besoin est.

Quelques exemples de plan de travail annuel

Nous vous proposons quelques exemples de plans de travail annuels de conseil d’administration glanés sur internet. En espérant qu’ils sauront vous inspirer.

Ideos – Démystifier les outils de gestion, feuillet no 5, page 3 : Exemple de plan de travail Feuillet-5-IDEOS-suivi-travail-CA
OODD (an anglais): Board Annual Workplan Sample – OODD
McKinsey&Company – Building a looking-forward board (en anglais)
Governance Center of Excellence – Overseeing-Strategy-A-Framework-for-Boards-of-Directors-May-2016 (en anglais)