Des conseils d’administration sont plombés par l’inefficacité qui se manifeste par différents symptômes : administrateurs blasés, réunions interminables, conseils d’administration sclérosés… Ils peuvent rapidement devenir des boulets aux pieds des organisations.

Nous vous proposons 10 astuces pour ravigoter les réunions de votre conseil d’administration.

1- Désignez un président qui a du leadership

Le président du conseil d’administration est le chef d’orchestre qui donne le rythme à la conduite des activités du conseil d’administration. Le conseil d’administration doit donc désigner un président mobilisateur, à l’écoute, qui a la capacité et le courage de concilier les points de vue divergents, de prendre des décisions difficiles et de régler les conflits. Le président doit gérer efficacement les réunions du conseil d’administration en favorisant un équilibre entre la spontanéité dans les échanges et les règles de régie interne. Il ne doit pas hésiter à ramener à l’ordre les administrateurs qui focalisent sur des trivialités ou se buttent sur des détails comme les virgules d’une politique.

2- Élaborez un plan annuel

Les conseils d’administration efficaces élaborent un plan de travail annuel et déterminent les sujets qui seront abordés en cours d’année comme la stratégie, la gestion des risques, la performance du conseil d’administration, la planification de la relève, etc. Voici un exemple.

3- Planifiez les réunions à l’avance

Les réunions du conseil d’administration doivent être planifiées à l’avance pour vous assurer de la disponibilité des administrateurs. Elles doivent être tenues à des intervalles réguliers, généralement à tous les trimestres.

4- Allouez une durée raisonnable et suivez le temps

L’attention des administrateurs est inversement proportionnelle à la durée de la rencontre. Estimez le temps requis pour les sujets abordés. Les réunions doivent donc être d’une durée raisonnable.

5- Préparez un ordre du jour qui a du tonus

L’ordre du jour, c’est le plan de la réunion. Tenez-vous à l’évidence, on ne peut pas traiter l’ensemble des sujets dans une réunion de deux heures. Il faut donc les prioriser. Le président du conseil d’administration et le président de l’entreprise doivent s’entendre sur un ordre du jour et prioriser les sujets en fonction de la stratégie de l’entreprise et des risques. Inévitablement, les sujets placés à la fin de l’ordre du jour auront une attention plus limitée. Il est donc préférable de discuter des dossiers stratégiques au début de la réunion.

L’ordre du jour de consentement, vous connaissez ? Selon Mme Sophie-Emmanuelle Chebin, associée chez Arsenal conseils : « L’ordre du jour de consentement est une pratique qui consiste à regrouper tous les éléments de routine, de pure formalité et d’information non controversés ne nécessitant pas de délibération afin de les adopter en bloc, sans discussion. Tous les éléments rassemblés dans l’ordre du jour de consentement sont adoptés d’une seule voix. Cette pratique ne peut être utilisée que si tous les administrateurs y consentent. »

6- Transmettez l’ordre du jour et les documents à l’avance

Les administrateurs doivent se préparer adéquatement pour assister aux rencontres. Ils doivent savoir quels sont les sujets qui seront abordés et lire les documents afférents. Idéalement, les documents devraient être acheminés au moins deux semaines à l’avance. Il faut trouver un équilibre entre le volume, la pertinence et la qualité de l’information acheminée aux administrateurs. Placez-vous dans les souliers de l’administrateur en vous posant la question suivante : si j’étais administrateur, que devrais-je savoir pour exercer mes fonctions adéquatement et respecter mes obligations de fiduciaire?

7- N’hésitez pas à placer au frigo les sujets controversés

Certains sujets corsés peuvent parfois monopoliser les réunions et faire dérayer l’ordre du jour. Dans ces circonstances, évaluez la meilleure façon de les traiter. Quelques options s’offrent à vous :

• Placer le sujet au frigo : il s’agit d’une manière humoristique de proposer aux administrateurs d’interrompre les échanges infertiles sur un sujet controversé, de le placer au frigo (en attente) et de le traiter à la fin de la réunion. Vous constaterez que plusieurs sujets se règlent d’eux-mêmes avant la fin de la réunion.
• Soumettre le sujet à un comité du conseil d’administration : vous pouvez déférer le sujet à un comité de travail pour analyser le sujet en profondeur. Le comité peut par la suite soumettre des recommandations au conseil d’administration.
• Traiter le sujet dans une réunion de travail du conseil d’administration dédiée à cette fin.

8- Organisez des rencontres de travail

Certains sujets demandent une réflexion et des échanges plus approfondis qu’une réunion du conseil d’administration. Organisez des rencontres de travail pour les traiter en profondeur.

9- Évitez les surprises

Les administrateurs ont horreur des surprises. Entretenez un dialogue ouvert et constant avec les administrateurs pour qu’ils soient au courant des informations importantes concernant votre organisation. Les surprises risquent de miner le lien de confiance entre le conseil d’administration et la direction générale, et contribuer à l’éclosion d’un climat de suspicion.

10- Exploitez le potentiel des technologies

Les conseils d’administration doivent amorcer le virage numérique pour améliorer leur performance. Pour les administrateurs de la relève, plongés dans l’océan numérique depuis leur naissance, la technologie est un incontournable. En outre, des solutions technologiques hautement performantes, simples et conviviales vous permettent d’accéder instantanément, en toute sécurité et confidentialité, à la documentation du conseil d’administration et de participer à des échanges interactifs avec les autres administrateurs.