Vous évaluez la performance de vos employés ainsi que celle des membres de la haute direction? Il est tout aussi important de le faire pour le conseil d’administration. Après tout, il s’agit de l’instance suprême de votre organisation. Le conseil d’administration doit donner l’exemple quant à l’importance de la performance. L’évaluation permet au conseil d’administration de réaliser une introspection sur son rendement, par l’apport tant individuel que collectif des administrateurs, et d’apporter les ajustements requis.

De boulet à tremplin – Un conseil d’administration inefficace peut s’avérer un véritable boulet pour une organisation. Des exemples : un conseil d’administration qui concentre la majorité de son temps sur les activités passées (par ex.: les états financiers, le rapport de l’auditeur, etc.), des administrateurs mal préparés, un administrateur-velcro qui s’agrippe à son poste, des rencontres interminables et soporifiques… De mauvais souvenirs assombrissent votre esprit à la lecture de ces exemples? Il est temps de passer à l’action!

L’évaluation favorise l’intégration d’une culture d’amélioration continue au sein du conseil d’administration et de corriger les lacunes pour optimiser la gouvernance.

Inéluctablement, un conseil d’administration performant peut s’avérer un véritable vecteur de croissance de votre organisation. C’est un fait : les conseils d’administration performants s’évaluent et mettent en place des mesures pour améliorer leur efficacité.

Cinq principaux avantages liés à l’évaluation du conseil d’administration

L’évaluation du conseil d’administration comporte 5 avantages:

1. Identifier les lacunes et cibler les priorités sur lesquelles devrait se pencher le conseil d’administration (par ex. : optimiser les rencontres du conseil d’administration, identifier les besoins de formation, etc.).
2. Identifier des solutions aux problématiques qui freinent le bon fonctionnement du conseil d’administration et nuisent à l’esprit d’équipe. Par exemple, le président peut bénéficier de cette occasion pour échanger avec un administrateur sur son manque d’assiduité ou de préparation.
3. Évaluer les mécanismes en place qui permettent au conseil d’administration de fonctionner de manière efficace et de prendre des décisions dans le meilleur intérêt de votre organisation (par ex.: le recours à des solutions technologiques pour les conseils d’administration sans papier, un tableau de bord, l’ordre du jour, l’intégration du huis clos, etc.).
4. Assurer une prise de conscience par les administrateurs de leur contribution individuelle et collective. Après tout, siéger sur un conseil d’administration est un privilège et non un droit.
5. Optimiser ou intégrer les meilleures pratiques en gouvernance.

Comment évaluer le conseil d’administration?

Il existe plusieurs façons d’évaluer le conseil d’administration.

Nous vous proposons 10 étapes pour assurer le succès de la démarche d’évaluation:

1. Préconiser un processus d’évaluation simple, clair, fiable et confidentiel. Des questionnaires d’évaluation trop longs ou complexes risquent de rebuter certains administrateurs. Il faut s’assurer de leur participation.
2. Préciser les objectifs poursuivis :

• Optimiser les réunions du conseil d’administration?
• Améliorer la compétence des administrateurs?
• Intégrer les meilleures pratiques en gouvernance?

3. Identifier les cibles de l’évaluation : le conseil d’administration, les administrateurs, les comités, les présidents (conseil d’administration et comités), etc. Si vous lancez le processus d’évaluation pour la première fois, il est préférable de vous limiter au conseil d’administration. Vous pourrez ajouter d’autres cibles lors des évaluations ultérieures.
4. Décrire le processus d’évaluation et élaborer un questionnaire ou une grille d’analyse. Les administrateurs peuvent compléter un questionnaire. Vous pouvez également rencontrer les administrateurs dans le cadre d’entrevues. Il existe plusieurs questionnaires disponibles en ligne. Ils peuvent servir d’exemples mais assurez-vous de les adapter aux besoins de votre organisation. Après tout, vous ne voulez pas enfiler des bottes à cap d’acier aux pieds d’une ballerine.
5. Expliquer la démarche aux administrateurs ainsi que les objectifs poursuivis.
6. Procéder à l’évaluation.
7. Colliger et analyser les résultats de l’évaluation.
8. Communiquer les résultats de l’évaluation. Une fois les résultats colligés, le président du conseil d’administration devrait communiquer les résultats globaux des évaluations au conseil d’administration. Par la suite, il devrait rencontrer les administrateurs individuellement afin de discuter des résultats de l’évaluation.
9. Élaborer un plan d’action. Comme les évaluations génèrent des attentes, il faut agir. En effet, pour que le processus d’évaluation prenne tout son sens, le conseil d’administration doit se doter d’un plan d’action et suivre son exécution.
10. Réaliser un post-mortem sur l’évaluation. À la fin du processus, il est important de faire le point sur l’évaluation et sur les pistes d’amélioration à mettre de l’avant pour la prochaine.

Préconiser un processus d’évaluation simple, clair, fiable et confidentiel.

Quand évaluer? – Il n’y a pas de moment idéal. Néanmoins, il est recommandé de procéder à l’évaluation à intervalles réguliers idéalement annuellement ou au deux ans. En plus d’effectuer une évaluation annuelle, certains conseils d’administration effectuent des évaluations – ponctuelles – après chacune des rencontres avec quelques questions minimales (2-3) sur le fonctionnement du conseil d’administration. Les administrateurs ont ainsi l’opportunité de faire une introspection spontanée en temps réel sur leur contribution. Cependant, il faut éviter que ces évaluations ponctuelles alourdissent les rencontres.

Qui doit-on évaluer? – Les évaluations peuvent porter sur l’une ou l’ensemble des cibles suivantes :

1. le conseil d’administration
2. les comités du conseil d’administration
3. le président du conseil d’administration
4. les autres officiers du conseil d’administration
5. les présidents des comités
6. les administrateurs
7. la direction, en ce qui concerne sa contribution aux travaux du conseil d’administration et des comités

« Un bon président de conseil veille à ce que : les bonnes questions soient inscrites à l’ordre du jour, l’information pertinente soit présentée au conseil, les administrateurs apportent une contribution significative, la culture du conseil d’administration favorise les débats stimulants et la prise de décisions éclairées, une relation saine et constructive s’établisse entre le conseil et le chef de la direction. «

Référence: 20 Questions que les administrateurs devraient poser sur la constitution et le maintien d’un conseil d’administration efficace, Ordre des CPA.

Que doit-on évaluer? – L’évaluation vise à améliorer la performance du conseil d’administration dans l’exercice de son rôle et de ses responsabilités ainsi que de son fonctionnement.

L’évaluation porte principalement sur les 7 aspects suivants :

1. Le leadership du conseil d’administration. Un bon président de conseil d’administration donne le ton, établit les priorités, discute des enjeux, assure le suivi sur les dossiers importants, favorise un dialogue constructif entre le conseil d’administration et la direction générale.

2. Le fonctionnement du conseil d’administration dont les éléments suivants :

• L’efficacité des rencontres.
• La dynamique de groupe.
• La qualité de l’information communiquée au conseil d’administration par la direction générale (pertinence, volume, contenu, fréquence, moment). La question cruciale est la suivante: est-ce que le conseil d’administration dispose de l’information requise, en temps opportun, pour exercer son rôle adéquatement? Aussi, est-ce que l’information devrait être communiquée autrement que par courriel? Plusieurs conseils d’administration gagnent en efficacité avec des solutions sans papier.
• La participation des administration (par ex. : leur contribution, leur assiduité, leur préparation, etc.).

3. La structure du conseil d’administration ainsi que le rôle et les responsabilités du conseil d’administration, des officiers, des comités, des administrateurs et de la direction générale.
4. L’intégrité et la pertinence de l’information financières ainsi que la robustesse des mécanismes de contrôle.

5. La gestion des risques:

• Est-ce que le conseil comprend les principaux risques susceptibles de freiner ou de nuire à la réalisation de la stratégie?
• Est-ce que des mesures ont été mises en place pour contrôler efficacement ces risques?
• Est-ce que le conseil d’administration effectue un suivi sur la gestion des ces risques?

6. La stratégie de l’organisation :

• Est-ce que le conseil d’administration comprend son rôle concernant la stratégie?
• Est-ce que le conseil d’administration exerce son rôle adéquatement dans l’élaboration et le suivi de la stratégie.
• Est-ce que le conseil d’administration suit les tendances ou les changements susceptibles d’avoir un impact significatif sur la stratégie de l’organisation?

7. Les compétences et l’expertise combinées des administrateurs contribuent à l’efficacité du conseil d’administration. Elles doivent au minimum permettre au conseil d’administration d’assumer ses principales responsabilités.

Qui est responsable de l’évaluation? – L’évaluation est une responsabilité qui incombe au comité de gouvernance. Si vous n’avez pas de comité de gouvernance, la responsabilité incombe au président du conseil d’administration.

Les conseils d’administration ont souvent recours à la collaboration de firmes spécialisées pour les accompagner. L’apport de la firme spécialisée peut se faire à différentes étapes de l’évaluation : la planification de l’évaluation, la description du processus d’évaluation, la préparation du questionnaire d’évaluation, la réalisation d’entrevues, la compilation, l’analyse et la présentation des résultats. Le recours à une firme spécialisée renforce la crédibilité du processus d’évaluation et assure une plus grande objectivité et confidentialité dans le traitement des résultats. En outre, les firmes spécialisées en gouvernance sont à l’affût des meilleures pratiques et tendances en gouvernance et peuvent vous assister dans l’identification les mesures solutionner certaines problématiques.

Bonne évaluation!