Des administrateurs mal préparés, qui s’immiscent dans les opérations de l’entreprise, qui sont complaisants avec la haute direction, ou qui sont constamment sur la défensive… Est-ce que ces comportements trouvent échos dans vos expériences récentes ?

Un récent sondage révèle que 49% des administrateurs sont d’avis qu’au moins un de leur collègue administrateur devrait quitter le CA. Parmi les motifs invoqués, notons la réticence à remettre en question la haute direction, la propension des administrateurs à faire de la micro-gestion et les interactions négatives qui nuisent à la dynamique du conseil.

Dans un contexte où les investisseurs, les législateurs et d’autres parties prenantes exigent une plus grande efficacité, la transparence et l’imputabilité des CA, ceux-ci s’intéressent de plus en plus à la démarche, ainsi qu’aux résultats de l’évaluation du CA.

Les motifs sont variés pour évaluer les CA. Certains CA le font pour assurer la conformité aux obligations légales et règlementaires ou pour se conformer aux exigences d’investisseurs.

Pour d’autres, il s’agit d’un moyen de mettre en lumière et de résoudre une problématique nuisant au fonctionnement du CA.

L’évaluation s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Elle va au-delà d’une évaluation cosmétique pour simplement vérifier si le CA, ses comités et les administrateurs assument leurs rôles et responsabilités ou reçoivent à temps leur documentation préparatoire. L’évaluation permet également de vérifier si la composition, la dynamique, le fonctionnement et la structure du CA sont efficaces.

L’évaluation du CA n’est surtout pas une chasse aux sorcières entraînant la condamnation d’administrateurs fautifs. Tout en encourageant l’introspection individuelle des administrateurs sur leur contribution, le point focal de l’évaluation porte sur la performance globale du CA.

L’utilité de l’évaluation prend toute sa signification dans les recommandations, le plan d’action et le suivi qui en résultent. En outre, le CA veille à la mise en œuvre du plan d’action et revoir régulièrement la mise en œuvre des actions liées à l’évaluation.

Un déclencheur

« Impossible d’améliorer les relations et les comportements à l’intérieur de la salle du CA sans se parler, et sans mesurer, dit Hubert T. Lacroix, conseiller stratégique chez Blakes, Cassels & Graydon, ancien président-directeur général de CBC/Radio-Canada et administrateur d’entreprises, que nous avons interrogé pour notre blogue. Souvent, certaines de ces conversations sont délicates et inconfortables. Le processus d’évaluation est donc souvent un déclencheur important pour ajuster des contributions jugées inégales ou insuffisantes. Mais je vais plus loin : je crois que les administrateurs doivent évaluer chacun de leurs collègues et non pas simplement se satisfaire de commenter les processus du CA ou juger de son efficacité. Cette évaluation par nos pairs devient très utile pour la présidence du CA qui pourra ainsi mieux étoffer sa rétroaction et permettre à la personne visée de mieux comprendre les changements suggérés à sa contribution pour mieux appuyer les efforts de l’équipe de la haute direction. »

Le succès de l’évaluation du CA repose notamment sur les conditions suivantes:

• Des objectifs clairs;
• Une méthodologie rigoureuse;
• Un processus fiable, crédible, confidentiel;
• La collaboration des administrateurs.

Les problématiques soulevées sont variées. Dans le cadre de l’évaluation du CA d’une entreprise technologique, les administrateurs ont relevé plusieurs lacunes. En effet, des administrateurs sortaient à l’impromptu des rencontres sans motifs valables.

La qualité de l’information est souvent clouée au pilori. À cet égard, les récriminations sont variées : trop volumineuse, incomplète, imprécise, opérationnelle, transmission tardive, etc. Le CA prend ses décisions à travers le filtre de l’information transmise par la direction. L’information sera utile au CA si elle permet de mieux comprendre une situation et d’éclairer la décision.

Les échanges découlant de l’évaluation permettront de trouver des solutions aux problématiques nuisant au fonctionnement du CA. À la fin du processus d’évaluation, Caroline Pageau, présidente du CA de Convivio, une coopérative alimentaire se fait un devoir de rencontrer chacun des administrateurs individuellement pour échanger avec eux sur la façon dont ils peuvent améliorer leur contribution. Dans le cadre de ces rencontres, Mme Pageau aborde systématiquement les questions suivantes :

«Quels sont les moments forts de l’année? Quelles sont les forces du CA et les points d’amélioration? Comment apprécie-t-il sa contribution personnelle au CA? Comment pourrait-il contribuer davantage?»

En terminant, les CA doivent être des accélérateurs à la performance des organisations. On exige des organisations qu’elles s’améliorent pour être plus performantes. À titre d’instance supérieure de l’organisation, le CA doit plus que jamais donner l’exemple. L’évaluation du CA est une façon de réaliser une introspection collective et de dresser un portrait objectif en mettant en relief ses forces et ses pistes d’amélioration.